Quản lý lớp dạy thêm bằng Excel: 3 bảng cần có, công thức đếm buổi và khi nào nên chuyển sang app
Excel là bước tiếp theo tự nhiên khi sổ tay bắt đầu rối: miễn phí, tự cộng tiền, dễ in. Một file với 3 bảng là đủ cho 1–3 lớp. Bài này chỉ cách dựng 3 bảng, vài công thức cần dùng, và dấu hiệu cho thấy đã đến lúc chuyển sang công cụ khác.
Bảng 1. Danh sách học sinh
Mỗi dòng một em, các cột: Họ tên · Lớp · SĐT phụ huynh · Học phí riêng (nếu có) · Ngày vào lớp · Ghi chú (anh em ruột, học bổng, dị ứng…). Đây là bảng gốc; hai bảng sau lấy tên từ đây.
Bảng 2. Điểm danh
Mỗi tháng một trang tính. Dòng là học sinh, cột là từng buổi học (ghi ngày ở dòng đầu). Ô có mặt ghi x, vắng có phép ghi p, vắng không phép ghi v.
- Đếm buổi có mặt của em ở dòng 2:
=COUNTIF(C2:Z2;"x") - Đếm buổi vắng:
=COUNTIF(C2:Z2;"v")+COUNTIF(C2:Z2;"p")
Dấu ngăn trong công thức tuỳ cài đặt vùng: Excel hay Google Sheets đặt vùng tiếng Anh dùng dấu phẩy thay dấu chấm phẩy. Mẫu có sẵn: Mẫu sổ điểm danh học sinh (Excel).
Bảng 3. Học phí
Dòng là học sinh, cột theo tháng. Mỗi tháng 2 cột: Phải thu và Đã thu.
- Lớp thu theo buổi:
Phải thu = số buổi có mặt × đơn giá, lấy số buổi từ bảng điểm danh. - Tổng đã thu cả lớp trong tháng:
=SUM(D2:D30); còn thiếu: lấy tổng phải thu trừ tổng đã thu. - Dùng định dạng có điều kiện tô đỏ ô "Đã thu" còn trống để nhìn là thấy ai chưa đóng.
Cần biên nhận cho phụ huynh: Mẫu phiếu thu học phí (Excel).
Sổ tay, Excel hay app: so nhanh
| Sổ tay | Excel | App cho giáo viên | |
|---|---|---|---|
| Điểm danh ngay ở cửa lớp | Được | Khó trên điện thoại | Được |
| Tự đếm buổi, tính tiền | Không | Được, nếu dựng công thức | Tự động |
| Biết ai chưa đóng | Lật từng trang | Lọc hoặc tô màu | Hiện sẵn |
| Nhắn phụ huynh | Tự soạn | Tự soạn | Có tin soạn sẵn |
| Hợp với | 1 lớp, ít em | 1–3 lớp, quen máy tính | Từ 2–3 lớp, dùng điện thoại nhiều |
Khi nào nên chuyển khỏi Excel
- Hay điểm danh bù buổi tối vì ở lớp không mở được file.
- Có từ 3 lớp, mỗi lớp một file, cuối tháng phải gom lại.
- Mất nhiều thời gian soạn tin nhắc học phí cho từng phụ huynh.
- File lỗi công thức, hoặc chỉ một máy có file mới nhất.
Còn nếu 1–2 lớp và cô quen máy tính, Excel vẫn là lựa chọn tốt và miễn phí.
Câu hỏi thường gặp
Quản lý lớp dạy thêm bằng Excel cần những bảng nào?
Ba bảng: danh sách học sinh, điểm danh theo tháng và học phí theo tháng. Bảng học phí lấy số buổi từ bảng điểm danh nếu thu theo buổi.
Công thức đếm số buổi đi học trong Excel là gì?
Dùng COUNTIF, ví dụ =COUNTIF(C2:Z2;"x") đếm số ô ghi x (có mặt) trên dòng của một học sinh.
Khi nào nên dùng app thay cho Excel?
Khi có từ 3 lớp, cần điểm danh ngay trên điện thoại ở lớp, hoặc mất nhiều thời gian soạn tin nhắc học phí cho phụ huynh.
Ba bảng Excel, gộp vào một app trên điện thoại. GieoChữ điểm danh một chạm, tự đếm buổi, tự tính học phí theo tháng hoặc theo buổi, và nhập được danh sách học sinh từ file Excel có sẵn. Miễn phí cho thầy cô dạy thêm.
Tải GieoChữ miễn phí →Đọc thêm: Mẫu sổ điểm danh học sinh (Excel) · App quản lý học phí dạy thêm
Quản lý lớp dạy thêm bằng Zalo: nhóm lớp, tin riêng và những điều nên tránh
App điểm danh học sinh miễn phí cho lớp dạy thêm: chọn thế nào cho đúng
App quản lý học phí dạy thêm: biết ngay ai chưa đóng, nhắc không mất lòng